Hybride Veranstaltungen
Online und gleichzeitig vor Ort – wie kann das gelingen?
Unsere Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert und ist um viele Arbeitsmodelle und Veranstaltungsformen reicher geworden. Die Vorlieben, was den Mix an Präsenz- und Online-Formaten im Arbeitsalltag angeht, unterscheiden sich dabei von Person zu Person.
Hybride Veranstaltungen eröffnen die Möglichkeit, die digitale und die reale Welt zusammenzubringen, sowie die unterschiedlichsten Vorlieben hinsichtlich des Teilnahmeformates zu berücksichtigen.
Chancen und Risiken – was gibt es zu beachten?
Bei hybriden Veranstaltungsformaten unterscheiden sich die Rahmenbedingungen für die unterschiedlichen Beteiligten. Bei der Planung ist es deshalb wichtig, dies bei der Programmgestaltung für Organisierende, Moderierende, Referierenden als die auch der Teilnehmenden zu berücksichtigen.
Organisierende
- Möglichkeit des flexiblen Reagierens auf aktuelle Infektions-Geschehen und den daraus resultierenden Einschränkungen und Vorschriften
- Möglichkeiten des virtuellen Zuschaltens von Referierenden, sollten diesen eine Anreise zur Präsenzveranstaltung kurzfristig nicht möglich sein
- Möglichkeit des Gewinns von Referierenden, die aufgrund einer langen Anreise nicht gekommen wären
- Möglichkeit der Reduzierung von Kosten (Fahrt- und Übernachtungskosten für Moderierende, Referierende, Teilnehmende; Raummiete; Catering)
- Möglichkeit des Erzielens einer höheren Reichweite für die Veranstaltungsinhalte
- Unterschiedliche Teilnahmepräferenzen können berücksichtigt werden
- Hoher Kostenaufwand für eine optimale technische Ausstattung (Bandbreite, Kamera(s), Mikrofon(e), Beleuchtung)
- Bedarf eines angemessenen Videokonferenz- oder Streaming-Tools, welches viel Interaktion und Netzwerkarbeit ermöglicht
- Teilnahmekosten differenzieren bezüglich virtueller Teilnahme und Teilnahme in Präsenz inklusive Catering
- Unterschätzen des Organisationsaufwandes. Hybride Veranstaltungen benötigen in der Regel mehr Vorbereitungszeit als reine Präsenz- oder reine Online-Veranstaltungen – schließlich muss der Ablauf zweimal durchdacht und organisiert werden.
Moderierende / Referierende
- Möglichkeit des Durchführens der Veranstaltung von zu Hause/ anderen Orten aus.
- Ggf. bessere Vereinbarkeit von Beruflichem und Privatem für Moderierende
- Unzureichendes methodisches Wissen hinsichtlich der Einbeziehung der virtuellen Teilnehmenden
- Unsicherer Umgang mit Technik
Teilnehmende
- Möglichkeit der virtuellen Teilnahme ohne Reise- und Übernachtungsaufwand
- Möglichkeit der besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Möglichkeit der virtuellen Teilnahme an mehreren Veranstaltungen von unterschiedlichen Orten aus
- Möglichkeit der physischen Teilnahme vor Ort
- Erhöhte Teilnahmemöglichkeiten insbesondere für Menschen mit Beeinträchtigungen
- Gefühl der Isolation bei wenig Interaktionsmöglichkeit der virtuellen Teilnehmenden
- Gefühl des „beobachtet Werdens“ am Präsenzort durch virtuelle Teilnehmende
- Gefahr des Zoom-Fatigue durch virtuelle Teilnahme
Hybride Veranstaltungsformate
Unterschiedliche hybride Veranstaltungsformate bringen unterschiedliche Herausforderungen mit sich – technisch wie auch konzeptionell.
Die Mindestausstattung für Hybrid-Veranstaltungen entspricht der Ausstattung für eine klassische Videokonferenz. Hierfür hat sich folgende technische Ausstattung bewährt:
- PC/Notebook mit Datenverbindung mit min. 42 Mbit/s
- Stereo-Headset mit Mikrofon,
- USB-Kamera mit einer Auflösung in HD-Qualität (1280*720)
- Video-Konferenz-Software
Im Rahmen einer hybriden Besprechung tauscht eine Personengruppe in einer Kombination aus Präsenz- und Online-Teilnehmenden Informationen aus. Eine besondere Herausforderung besteht darin, für die Online-Teilnehmenden deutlich zu machen, welche Person der Präsenzgruppe gerade spricht. Hier gibt es unterschiedliche technische Lösungen mit verschiedenen Vor- und Nachteilen.
Automatische Kamera
Automatische Kameras, die die jeweils sprechende Person erkennen und fokussieren, erfordern eine hohe Gesprächsdisziplin und haben eine gewisse Trägheit.
Handgeführte Kameras
Handgeführte oder mit eingespeichertem Blickwinkel ausgestattete Kameras bedürfen einer steuernden Betreuungsperson, die nicht aktiv in die Besprechung eingebunden ist.
Perfekt ins Bild gerückt
Das sollten Sie sonst noch beachten:
- eine gleichmäßige und ausreichende Beleuchtung aller Gesichter
- einheitliche Hintergründe
- kein Gegenlicht (in Richtung der Kamera)
- ausreichend große Darstellung von Gesichtern
- gute Mikrofonierung – entweder über ein gutes Raummikrofon oder über eigene Mikrofone für in Präsenz teilnehmende Personen
In einem Seminar wird einer Gruppe von Menschen (optimal Größe: 15 Personen) von einer vortagenden Person Wissen zu einem bestimmten Thema vermittelt.
Didaktische Methoden und Techniken
Neben den technischen Aspekten, die auch für Besprechungen gelten, muss man bei hybriden Seminaren bei der Auswahl der verwendeten Software darauf achten, dass notwendige Methoden und Funktionen, wie z. B. die gemeinsame Bearbeitung von Präsentationsfolien/Whiteboards, sowohl für Präsenz- als auch für Online-Teilnehmende verfügbar sind. Sowohl Online- als auch Präsenz-Teilnehmende sollten (z. B. in Kleingruppen) Themen interaktiv erarbeiten und anschließen präsentieren können.
Break Out-Räume
Bei reinen Online-Seminaren ist die Verwendung von sogenannten Break-Out-Räumen üblich und Bestandteil der Software. Diese können auch bei hybriden Seminaren genutzt werden. Allerdings wird es ohne eine zusätzliche koordinierende technische Assistenz für die Moderation eine sehr große Herausforderung, mehrere Gruppenräume – online und in Präsenz - zu koordinieren.
Ablauf- und Pausengestaltung
Bei hybriden Seminaren trägt eine gut durchdachte Ablauf- und Pausengestaltung maßgeblich zum Erfolg bei: Um Ermüdungserscheinungen vorzubeugen, haben sich regelmäßige Pausen im Abstand von 90 Minuten bewährt. Sie geben Raum für entspannte Gespräche, die oft als Bereicherung und Entlastung empfunden werden. Die Pausengespräche mit den Online-Teilnehmenden gestaltet sich allerdings noch als herausfordernd, auch wenn Softwarelösungen schon vorhanden sind.
Eine Tagung einer Gruppe von Teilnehmenden die sich mit einem Thema befassen. Dabei kann das Thema auch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Im Gegensatz zu einem Kongress dauert sie maximal einen Tag. Die Teilnehmendenzahl liegt deutlich über denen eines Seminares. Die Teilnehmenden erhalten meist ein Angebot von Vorträgen, Podiumsdiskussionen oder Workshops und suchen sich die Informationen und Interaktionen gezielt aus.
Im Rahmen einer Tagung kann ein einzelnes Thema aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden. Im Gegensatz zu einem Kongress dauert sie maximal einen Tag. Die Teilnehmendenzahl liegt deutlich über denen eines Seminares. Die Teilnehmenden erhalten meist ein Angebot von Vorträgen, Podiumsdiskussionen oder Workshops und suchen sich die Informationen und Interaktionen gezielt aus.
Bei einer hybriden Fachtagung gibt es vortragende Personen (online und in Präsenz) und einen großen Kreis von Zuhörenden (online und in Präsenz), die auch die Möglichkeit haben, sich durch Fragen oder Wortbeträge einzubringen.
Kameraführung und Medienmix
Um die Hauptaktion optimal für alle Teilnehmenden einzufangen, sollte diese an einem festen Bereich des Raumes stattfinden und mit einer handgeführten Kamera gefilmt werden.
Sind ausreichend große Präsentationflächen für die in Präsenz Teilnehmenden vorhanden, können Online-Beiträge recht einfach eingespielt werden. Das sorgt für Abwechslung und hilft, die Aufmerksamkeit zu halten. Durch die vorhandene Kameraführung können auch die Fragen und kurzen Wortbeiträge aus dem Auditorium für alle sichtbar eingespielt werden.
Für die Online-Teilnehmenden kann sogar ein Sichtvorteil entstehen, da die Kameraführung oft einen idealen Standplatz hat.
Bei solch einer Veranstaltung ist eine Person, die ausschließlich für die Technik zuständig ist, erfahrungsgemäß unerlässlich.
Interaktion für alle
Um eine ausreichende Interaktion mit den Zuhörenden zu erreichen, bieten die meisten Softwaretools Funktionen an, die kleine Umfragen und Statusabfragen erlauben, die sowohl die präsenten (z. B. per Smartphone) wie auch die online Teilenehmende einbinden.
Damit hybride Veranstaltungen möglichst störungsarm ablaufen, sollte(n)
- alle virtuell Teilnehmenden mit einem Headset, mit einer eingeschalteten Kamera und mit einem stummgesetzten Mikrofon teilnehmen
- eine Person die Moderation übernehmen und am Anfang der Veranstaltung auf die jeweilig geltenden Regeln hinweisen
- Fragen und Anmerkungen bei größeren Gruppen über die Option „sich melden/Handheben“ oder im Chat angezeigt und durch die Moderation geführt in den Ablauf eingebaut werden
- ruhige, neutrale reale oder virtuelle Hintergründe gewählt werden
- technische Hilfestellungen über eine Telefonverbindung angeboten werden, damit die Online-Gruppe nicht auf eine Lösung warten muss
Hybride Veranstaltungen planen
Damit eine hybride Veranstaltung ein Erfolg für alle Beteiligten wird, sollte man im Vorfeld verschiedene Fragen klären.
Steht die Wissensvermittlung, der Austausch oder das gemeinsame Erarbeiten neuer Strategien/Produkte im Fokus? Wissen kann meist problemlos auch digital vermittelt werden. Wenn der Austausch oder das gemeinsame Erarbeiten von etwas Neuem im Vordergrund steht, sollte man prüfen, ob und wie dies mit einer hybriden Veranstaltung umsetzbar ist.
Je nach Zielgruppe, Vorerfahrung und Offenheit für Technik einer Zielgruppe machen hybride Veranstaltungen mehr oder weniger Sinn. Wenn eine Gruppe wenige Vorerfahrung hat und wenig offen für Technik ist, können digitale Elemente (z.B. das digitale Zuschalten eines Referenten/einer Referentin oder einzelner Teilnehmenden) dazu führen, dass die Teilnehmenden vor Ort sich gestört oder unwohl fühlen.
Das kommt auf die Art der hybriden Veranstaltung an: Achten Sie aber auf jeden Fall darauf, dass alle Teilnehmenden die Inhalte sehen und hören und sie sich verständlich machen können. Meist sind hierfür mindestens ein Beamer, Boxen und (Raum-)mikrofone notwendig sowie ein Videokonferenz-Programm, über das die Online-Teilnehmenden dazu geschaltet werden.
Wenn Veranstaltungen hybrid stattfinden, sollten dies alle Teilnehmenden möglichst frühzeitig wissen, um sich darauf einstellen zu können. In Präsenz Teilnehmende könnten es sonst befremdlich finden, erst beim Eintreffen zu erfahren, dass auch Teilnehmende online dazu geschaltet werden.