Erfolgreiches Desk Sharing
Hybride Arbeitsmodelle und damit ungenutzte Büroräume?
Nicht nur die Zunahme von Remote-Jobs und damit leerer Schreibtische, sondern auch zusätzliches Personal bei gleichbleibenden Büroflächen erfordern neue Konzepte. Immer mehr öffentliche Unternehmen und Einrichtungen beschäftigen sich mit dem Thema Desk Sharing. Doch wie lässt es sich am besten umsetzen? Umsichtiges Planen erspart so manche Panne und sichert den Erfolg beim Umgestalten der Bürostruktur: weg von festen Büroplätzen hin zu geteilten Schreibtischen.
Vorteilnutzung von Desk Sharing
Die Pluspunkte eines flexiblen Nutzungskonzeptes für Büros liegen auf der Hand. Räume und Technik werden stärker genutzt. Platzbedarf und Kostenaufwand reduzieren sich. Mit der freien Wahl des Arbeitsplatzes lässt sich Flexibilität steigern. Vorteilhaft kann sich auswirken, dass sich durch das Büro Hopping Begegnungen und Informationsaustausch mit Beschäftigten anderer Aufgabenbereiche oder Abteilungen ergeben, die neue Perspektiven und Ideen eröffnen. Die gute und konstruktive Zusammenarbeit innerhalb der Teams kann damit neue Impulse bekommen.
Reduzieren der Nachteile
Immer wieder neue Räumlichkeiten ohne den vertrauten Schreibtisch – das kann Stress und Unsicherheit verursachen. Auch die Teamarbeit ist von räumlichen Trennungen betroffen. Umso wichtiger ist, das im Blick zu haben und Nachteilen entgegen zu wirken. Das Aufstellen fester Regeln für das Nutzen der geteilten Arbeitsplätze oder auch regelmäßige Termine und Bereiche für ein Zusammentreffen der Teams sorgen für Sicherheit, notwendigen Austausch sowie Zusammenhalt.
Mitspracherecht Beschäftigter
Der Weg zum Erfolgsmodell erfordert einen praktikablen Fahrplan von der Planung bis zur Durchführung, mit dem so manche Fallstricke umschifft werden müssen. Damit das gelingt, sollten Beschäftigte von Anfang an beteiligt sein oder ihnen zumindest die Möglichkeit des Mitspracherechts eingeräumt werden. Dafür muss es rechtzeitig Raum und Zeit geben, in denen Beteiligte Ideen, Meinungen und Lösungsvarianten einbringen können, die abzuwägen und zu berücksichtigen sind.
Konkrete Lösungen
Während das Teilen von Schreibtischen im begrenzten Kreis eines Zweier- oder Dreierteams relativ unkompliziert und mit wenig Aufwand umsetzbar ist, braucht die flexible Büronutzung für zwölf oder mehr Beschäftigte weitaus mehr Vorbereitung. Bei der Suche nach konkret zugeschnittenen Lösungen für ein passendes Desk Sharing-Konzept müssen jeweils vorhandene personelle und räumliche Gegebenheiten in Planungen einbezogen werden. Desk Sharing kann grundsätzlich in unterschiedlich gestalteten Büros wie Einzel-, Mehrpersonen oder Großraumbüros umgesetzt werden.
Ausnahmen sorgfältig prüfen
Für wen das Schreibtisch – Hopping bei den Beschäftigten gelten soll, ist eine grundsätzliche Frage, die abzuwiegen ist. Zwar erhöht es die Akzeptanz, wenn die Schreibtische von allen geteilt werden, doch wiederum können unterschiedliche Regelungen begründet sein. Zum Beispiel ist Desk-Sharing für Mitarbeitende im Außendienst eventuell sinnvoller als für täglich anwesende Führungskräfte. „Extrawürste“ sind nicht nur sorgfältig zu prüfen, sondern auch im Einzelnen klar zu erklären sowie für jeden Beschäftigten transparent zu kommunizieren. Das spart Unmut und wirkt allgemeiner Unzufriedenheit entgegen.
Passendes Büromanagement
Möglicherweise funktioniert das Teilen eines Arbeitsplatzes am besten innerhalb eines begrenzten Personenkreises wie etwa eines Zweier- oder Dreierteams? In solchem Fall sind individuelle Absprachen zur stundenweisen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Nutzung möglich. Ein Umherirren durch Flure – immer mit dem suchenden Blick in Büroräume nach einem freien Platz? Oder ein Gerangel um die besten Plätze? Das muss nicht sein. Gerade in größerem personellem Rahmen braucht es Buchungssysteme, mit denen jeder Einzelne den kompletten Überblick hat, welche Arbeitsplätze jeweils in welchem Zeitraum verfügbar sind sowie wann und wo andere Teammitglieder zu finden sind. Zur Arbeit mit speziellen Buchungssystemen sind Schulungen zu planen, um Beschäftigte zu befähigen, damit umzugehen.
Individuell einstellbares Mobiliar
Angesichts großer und kleiner, jüngerer und älterer Personen: Gibt es je nach Steh- oder Sitzgröße höhenverstellbare Bürotische und –stühle? Wie lässt sich das Mobiliar individuell einstellen? Im Sinne der Gesundheit und Sicherheit aller Beschäftigten müssen diese Fragen mit der Umstellung auf Desk Sharing, somit einer gemeinschaftlichen Nutzung von Mobiliar sowie Arbeitsmitteln geklärt und Teams eingewiesen werden.
Hygiene-Standard
Mit einer wechselnden personellen Nutzung der Räumlichkeiten, aber auch von Arbeitsmitteln wie Tastatur oder Maus stellt sich die Frage nach den Hygienestandards. Es braucht klare Nutzungsregeln zur Ordnung und Sauberkeit, die einzuhalten sind. Was heißt das? Keine klebrigen Tasten oder schmierige Geräteflächen. Statt dessen saubere Berührungsstellen, der genutzten Arbeitsmittel und fleckenfreie Arbeitsflächen. Was soll speziell für das Nutzen hygienesensibler Technik wie Telefon oder Headsets gelten? Alles, was zur Grundausstattung des flexiblen Arbeitsplatzes gehört, muss als solches definiert und in hygienisch einwandfreiem Zustand gehalten werden.
Ablage
Wohin mit dem persönlichen Headset, eigenen Stiften oder Unterlagen? Gibt es für individuell genutzte Dinge eine persönliche Ablagemöglichkeit, die während der eigenen Abwesenheit im geteilten Büro ihren Platz hat? Diese spart gegebenenfalls unnötige Hin- und Herschlepperei, doch muss vorab überlegt und gut organisiert werden. Was ist mit der Lieblingskaffeetasse oder der persönlichen Lesebrille? Das flexible Office Konzept in kleinem Rahmen mit zwei oder drei Beschäftigten, die sich ein Büro im Wechsel teilen, mag dafür geeignet sein, Platz für Privatsachen in einem Regal oder Schreibtischcontainer zur Verfügung zu stellen. Schwieriger wird das im Rahmen einer größeren Belegschaft, die am Desk Sharing beteiligt ist.
Datenschutz
Damit nicht gegen Datenschutz verstoßen wird, dürfen Unterlagen nicht liegen gelassen werden. Digitale Informationen müssen geschützt sein, damit sie nicht für andere zugänglich sind. Möglicherweise sind dafür bislang noch nicht genutzte Sicherungsprogramme notwendig, die eingeführt und für die Beschäftigte geschult werden müssen.
Mit oder ohne Testphase
Nach dem Planungsabschluss steht die Frage: Die Umstellung lieber step by step, also langsam und in kleinem Kreis ausprobieren oder gleich komplett los legen? Im Falle eines Probelaufes ist konkret zu klären, welche Bereiche und wer einbezogen werden soll. Eine Testphase bietet die Möglichkeit, örtlich und zeitlich begrenzt das Funktionieren des neuen Bürosystems auszuprobieren. Damit lassen sich erste Erfahrungen sammeln, die detailliert ausgewertet werden können und Erkenntnisse bringen. Aufgrund der Auswertung können gegebenenfalls Nachbesserungen erfolgen, ehe das Desk Sharing ausgeweitet wird.
Publikationen zum Weiterlesen
Eine Vielzahl konkreter Gestaltungsempfehlungen, um Desk Sharing einzuführen und umzusetzen, hat das Institut für Arbeit und Gesundheit (IAG) der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung zusammen getragen. Check Up-Listen helfen, notwendige Aufgaben im Blick zu haben und geben Tipps den Prozess zu organisieren. Zu finden unter https://publikationen.dguv.de/widgets/pdf/download/article/4919.